정보를 중앙화하다

문제

머릿속에는 온갖 생각들이 스쳐 지나가고, 수많은 요청들이 메일함으로 날아들고, 팀 프로젝트 관리 도구처럼 다양한 곳에서 수많은 일들이 쏟아져 나옵니다. 이 모든 작업 항목을 한곳에서 한눈에 볼 수 있다면 얼마나 좋을까요? 음, 당신만 그런 게 아니죠...

중앙 집중화된 운영 시스템은 모든 관리자의 꿈입니다.

팀으로 작업할 때 Asana나 Trello와 같은 프로젝트 관리 시스템을 사용하여 협업하고, 작업을 프로젝트로 구성하고, 팀원들에게 작업을 할당합니다. 하지만 전문 도구를 사용할 때의 문제점은 의사 결정 및 계획 수립 시 고려해야 할 모든 작업을 한눈에 파악할 수 없다는 것입니다.

그리고 우리의 일과 삶은 매우 복잡해서 이를 관리하기 위해 하나 이상의 도구가 필요합니다.

시나리오

팀과 함께 다음 스프린트를 준비하고 있으며, 그 기간 동안 시간과 자원의 가용성을 고려한 예산을 계획하고 있습니다. 모든 팀원이 가능한 가장 효율적인 방식으로 업무를 완료할 수 있도록 해야 합니다.

이 프로세스는 스프린트의 모든 티켓/작업 항목과 담당자, 작업량, 마감일 등의 맥락적 정보가 포함되어 있기 때문에 프로젝트 관리 도구에서 발생합니다.

다음 스프린트에 대해 논의하는 회의를 진행하고, 이번에는 팀이 내린 추정이 더할 나위 없이 정확하다는 느낌을 받으며 회의를 마무리합니다.

그런데 다음 날, 회계 부서에서 두 달 전에 신청했던 보조금이 승인되었다는 이메일을 받았습니다. 금융 기관은 이제 자금을 확보하기 위해 법적 정보를 요구하고 있습니다. 이 과정에서 최소 하루는 오고 가야 할 것입니다. 보조금 위원회와의 대화가 이메일로 진행되었기 때문에 프로젝트 관리 도구로 전송되지 않았고, 결국 계획 회의에서 누락되었습니다.

조직 내에서 일어나는 중요한 일을 다양한 도구를 사용하여 살펴볼 수 있는 중앙 집중식 공간이 없는 경우 이러한 비효율성은 흔히 발생합니다.

다음에는 어떻게 더 잘할 수 있을까?