효과적인 회의 운영을 위한 전략

사람들은 어떤 작업을 완수하기 위해 그 작업을 위해 예약된 모든 시간을 활용한다는 사실이 밝혀졌습니다.

이로 인해 일부 생산성 전문가들은 마지막 순간까지 기다리지 않고 임의로 마감일을 정해 행동을 촉구하기도 했습니다.

회의의 맥락에서 이는 회의를 절반의 시간 안에 끝낼 수 있다 하더라도 전체 시간이 걸릴 가능성이 매우 높다는 것을 의미합니다.

이러한 만연한 기본 원칙을 깨는 것을 두려워하지 마세요. 대신, 활력을 발휘하고 모든 사람을 명확한 목표에 집중시키세요.

논의된 주제가 다루어졌다면, 참석자들에게 잠시 시간을 돌려주세요. 그러면 참석자들은 여러분의 회의가 관습적이지 않다는 것을 알고 행복해할 것입니다.

일부 회의는 전체 기간을 완료할 필요가 없을 수도 있지만, 정반대로 할당된 시간이 끝나도 대부분의 의제가 건드리지 않은 채 끝나버리는 회의를 경험해 본 적이 있을 것입니다.

회의를 시작할 때, 회의 의제를 관리하는 역할을 다른 사람에게 맡기는 것을 주저하지 마세요. 그러면 그 사람이 회의를 다음 주제로 넘어가야 함을 알리기 위해 개입하게 됩니다.

직접 할 수도 있지만, 책임을 분산하면 협력 의지를 높이는 데 도움이 된다는 점을 기억하세요.

많은 회의가 메모 없이 진행됩니다. 이는 두 가지 이유로 좋지 않습니다.

참가자 중 일부는 일부 내용을 놓쳤을 수도 있고, 논의되거나 결정된 내용을 정확히 기억하지 못할 수도 있습니다.

또한, 회의 참석이 필수적이지 않았거나 참석하지 못한 분들도 있을 수 있습니다. 하지만 이러한 분들도 최신 정보를 계속 접할 수 있도록 미리 알려주셔야 할 것입니다.

투자자 , 고객 또는 잠재 고객과 미팅을 할 때도 마찬가지입니다. 미래에 귀중한 정보가 될 수 있는 정보를 주저하지 말고 적어 두세요.

사람들이 회의와 관련해 저지르는 가장 흔한 실수는 회의를 실행하지 않는 것입니다.

회의가 끝나고 참석자들은 일상의 혼란스러운 일정으로 돌아갔고, 회의가 논의된 주제의 진행에 구체적인 변화를 가져오지 못한 것처럼 느껴졌습니다.

회의가 끝날 때마다 혼자가 아니라 모든 참석자와 함께 해야 할 일은 논의된 내용을 실현하기 위해 지금 수행해야 할 작업 항목, 즉 업무 항목을 정의하는 것입니다.

각 주제에 대해 결정 사항을 요약하고, 실행 항목을 정의하고, 각 항목에 대해 참여자를 지정하십시오. 참여자는 해당 주제를 추진할 책임을 맡게 됩니다.

그러면 프로젝트 관리 시스템에서 하나 이상의 티켓을 만드는 것이 그들의 책임입니다.

효과적인 회의를 운영하는 데 도움이 되는 전략