의제 준비에 도움이 되는 전략

일정을 보호하세요 에서 설명한 대로, 회의 일정을 잡을 때는 항상 자신의 선호도를 고려해야 합니다.

하지만 항상 가능한 것은 아닙니다. 회의가 긴급하거나 참석자가 원하는 일정을 맞출 수 없는 경우, 유연하게 대처해야 합니다.

대부분의 회의에는 정확한 의제가 없기 때문에 명확한 방향 없이 회의가 진행됩니다.

회의 안건을 설정하는 것은 회의 주최자의 책임입니다. 긴 설명일 필요는 없으며, 간단히 문제를 설명하고 배경 지식과 명확한 목표를 제시하면 됩니다.

많은 참석자 및/또는 여러 주제가 포함된 회의의 경우, 논의할 주제 목록, 의사 결정 목표 및 각 주제에 대한 시간 배분 등을 통해 의제를 보다 정확하게 정의하는 것이 중요합니다.

이는 토론의 틀을 잡는 데 도움이 되며, 참가자들이 사전에 잠재적인 해결책을 생각해 보는 데 도움이 됩니다.

참석자들이 내용을 익힐 수 있도록 일정은 며칠 전에 공유되어야 합니다.

회의의 가치는 똑똑한 사람들이 모여서 동시에 의견을 교환하여 문제를 해결하는 것입니다.

다시 말해, 회의는 사고의 시너지를 활용하는 데 흥미롭습니다.

참가자들이 사전에 해당 정보를 읽을 수 있었음에도 불구하고 왜 이 문제를 설명하는 데 그렇게 많은 시간을 소비하는 것일까요?

'스타트업 이사회: 이사회를 최대한 활용하는 방법' 이라는 책을 읽고 나서 이사회 회의와 팀 회의는 모두 두 단계로 진행해야 한다는 것이 분명해졌습니다.

첫 번째 단계는 비동기적이어야 합니다. 주최자는 의제를 요약하고 핵심 사항에 대한 설명을 담은 짧은 문서를 작성하여 공유해야 합니다.

참석자들은 회의 전에 이 문서를 읽고 다양한 사항에 대해 의견을 제시하고 질문과 설명을 해야 합니다.

이 첫 번째 단계는 참가자들이 핵심 쟁점을 더욱 구체화하고, 어쩌면 이미 제기된 문제 중 일부에 대한 답변을 할 수 있도록 해줍니다. 또한 모든 이해관계자의 참여를 확대합니다.

두 번째 단계는 회의 자체이며, 이는 동기적으로 진행됩니다. 회의의 목표는 참석자들의 두뇌를 활용하여 모든 사람에게 해당 주제에 대한 최신 정보를 제공하는 데 시간을 허비하는 대신, 해결해야 할 문제에 대한 해결책을 찾는 데 집중하는 것입니다.

회의를 조직하는 것은 매우 힘든 일이기 때문에, 조직자들은 가능한 한 노력을 줄여서 일상 생활에 집중하려고 노력합니다.

결과적으로 사람들은 생각할 수 있는 모든 이해관계자를 초대하는 경향이 있으며, 초대받은 사람은 자신이 실제로 회의에 필요한 사람인지 파악하기 위해 노력을 기울입니다.

주최자로서 회의 참석 인원을 제한하는 것은 귀하의 책임입니다. 첫째, 회의의 질과 참석자들의 참여도가 크게 향상될 것입니다.

나무 한 그루 뒤에 숨는 것보다 숲에 숨는 것이 더 쉽습니다.

둘째, 사람들은 감사함을 느끼고 초대받은 회의에 더 많은 가치를 더하고 싶어할 것입니다.

이는 사람들이 대화와 결정에서 배제되어야 한다는 의미가 아닙니다. 자세한 내용은 "항상 후속 조치" 장을 참조하십시오.