중요한 것과 긴급한 것
더 많은 일을 할 수 있다면 좋겠다는 것은 분명합니다. 기업가로서 시간과 돈이 부족하다는 점을 기억하세요. 따라서 가능한 한 많은 것을, 그리고 최대한 빨리 성취하고 싶은 유혹이 생깁니다.
직관에 어긋나는 것처럼 들리지만, 기업가 정신의 진정한 핵심은 더 많은 것을 하는 것이 아니라 옳은 일을 하는 것입니다. 쉽게 들리지만 경쟁이 치열한 시장에서 꾸준히 실천하기는 매우 어렵고, 대부분의 사람들은 나쁜 습관으로 되돌아가는데, 당신도 마찬가지입니다.
실제로 중요한 것이 무엇인지(앞서 언급한 대로 중요한 것이 무엇인지)와 중요하지 않은 것이 무엇인지를 판단하는 방법은 수없이 많습니다.
이 주제에 대한 책과 기사가 많으므로 여기서는 자세히 설명하지 않겠습니다. 다만, 항상 한 걸음 물러서서 이것이 비즈니스 발전에 필수적인지 평가해야 한다는 점만 말씀드리겠습니다. '발전한다'는 것은 무언가가 효과가 있을지 확인하고, 사용자/고객의 불편한 점을 해소하고, 비즈니스의 병목 현상(예: 채용)을 제거하는 것을 의미합니다.
이러한 작업은 중요합니다. 완료되면 회사가 조금 성숙해졌고 이제 다음 단계로 나아갈 수 있다고 느낄 수 있기 때문입니다.
반대로, 많은 업무는 중요하지 않거나, 단순히 긴급할 때 중요하다고 느끼는 경우가 많습니다. 그렇다고 해서 이러한 업무를 무한정 미룰 수는 없습니다. 1~2주 후에 다시 평가하거나, 위임할 수도 있습니다. 조금만 기다려 보면, 처음 생각했던 것만큼 중요하지 않다는 것을 깨닫고 건너뛸 수 있는 업무들이 많을 것입니다.
자세한 내용은 아이젠하워 매트릭스 를 참조하세요.
블록 시간
앞서 설명했듯이 대부분의 사람들은 우선순위로 정한 작업을 진행하는 데 어려움을 겪습니다. 그 이유는 작업이 별도의 시스템에 저장되어 있는 동안 다음 일정을 확인하기 위해 하루에도 여러 번 캘린더를 확인하기 때문입니다.
경험 많은 기업가들은 "일정에 없으면 실현 가능성이 거의 없다!"는 사실을 어렵게 깨달았습니다.
사람들이 어떤 작업에 필요한 관심을 끌기 위해 하는 한 가지 방법은 일정에 시간을 적어두는 것입니다.
사용하는 캘린더 도구에 따라 작업을 캘린더에 드래그 앤 드롭하여 시간을 확보할 수 있습니다. 시중에 나와 있는 일반적인 캘린더 도구를 사용하더라도, 중요한 작업을 위해 해당 시간을 예약해 두었음을 나타내는 이벤트를 수동으로 생성할 수 있습니다.
다음번에 주말까지 중요한 일을 마무리해야 한다면, 주 초에 시간을 확보하여 그 일에 필요한 시간을 충분히 할애할 수 있도록 하세요. 그리고 앞서 언급했듯이, 자신의 선호도와 에너지 수준을 고려하는 것도 잊지 마세요. 예를 들어, 집중하고 싶은 시간대라면 아침에 시간을 확보하는 것도 좋은 방법입니다.
연기하다
대부분의 작업 관리 도구는 수년 동안 이메일 클라이언트가 제공해 온 것과 유사한 스누즈 기능을 제공합니다.
스누즈 기능의 목적은 항목 처리를 미루는 것입니다. 하지만 안타깝게도 이 기능은 해당 항목을 스누즈할 요일을 지정하는 방식으로 작동하며, 대개 다음 주 월요일에 스누즈됩니다.
문제는 월요일이 되면 그날 할 일 목록이 여러 가지 상태의 일들로 구성된다는 것입니다. 한쪽에는 오늘 완료해야 한다고 생각했던 일들이 있고, 다른 한쪽에는 다시 평가하고 싶은 일들이 있습니다.
그리고 그 모든 것들이 어수선한 목록으로 뒤섞여 있습니다.
이에 더해, 대부분의 작업 관리 제품은 어느 날 완료하지 못한 작업을 자동으로 다음 날로 넘깁니다.
이런 선의의 메커니즘은 불행히도 본질적으로 하루의 업무 목록을 늘리게 되어, 오늘 완료해야 할 업무를 나타내는 것이 아니라 "곧 언젠가 해야 할 일"을 나타내는 지점까지 이릅니다.
더 나은 방법은 재평가가 필요한 작업을 목록으로 정리하는 것입니다. 사용하는 도구에서 허용한다면 이상적으로는 주간 단위로 정리하고, 그렇지 않으면 단기, 중기, 장기를 나타내는 일괄 처리로 정리합니다.
또한, 오늘 할 일 목록에는 "다음 주", "다음 달", "내년" 목록을 만들고 한 목록에서 다음 목록으로 작업을 이동할 수 있습니다. 이상적이지는 않지만, 오늘 화면의 의미를 잃는 것을 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 시도해 보세요. "오늘" 목록이 (거의) 비어 있고, 매일 항목을 이리저리 옮기는 대신 무엇에 집중할지 결정할 수 있기 때문에 매일 얼마나 더 편안하고 집중해서 하루를 시작할 수 있는지 알게 될 것입니다.
일부 제품은 기본적으로 이 개념을 통합하여 손쉽게 계획을 세울 수 있는 강력한 도구이므로 도구 섹션을 참조하세요.
매주 초에, 언제 작업할지 정확히 결정하지 못한 그 주의 작업을 다시 평가하세요.
주간 목표 달성에 중요하지 않은 모든 작업은 다음 주로 미루세요.
예를 들어 마감일이 있는 경우 작업을 특정 날짜로 예약합니다.
가장 중요한 항목에 대한 작업 시간을 확보하려면 해당 항목을 미리 예약하세요.
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